关于企业数据清理的四个误区

2012.12.31 12:26:00来源: 网界网作者:网界网

【CNW.com.cn 资讯】据IDC调查显示，2008年的新建信息总量超过了当年新生产的硬盘、磁盘、CD、DVD和固态存储设备的可用容量总和。与此同时，受到了不断增长的电子资料搜寻需求和美国联邦民事诉讼程序法修订的推动，相关的数据法律责任也呈现出了猛增势头。

法律责任的混乱以及公司内部法律部门与IT部门缺乏沟通导致一些公司不得不采取“保留所有数据”的措施。实际上，即使数据量以指数级增长，百分之七十的公司从创立到消亡都没有删除和清理过数据。由于数据管理和诉讼费用总额目前已经增长到了数百万美元，因此在这方面，成本控制已经变得至关重要。

实际上对于公司来说，他们还是有许多机会可以对数据进行可选择性删除，大幅降低数据存储成本。本文中，我们将向读者揭示一些在数据删除清理中存在的误区，让公司重新考虑如何看待和处理这些问题。

误区1：我需要保留所的有东西

真象：没有法律责任要求我们保留所有的信息。

很多时候，IT部门都受到“因为法律需要这些数据，所以自己必需保留所有的东西”这一印象的影响。实际上，没有法律条款要求公司保留每一份数据。对于保留关系到公司诉讼和为多个政府部门保留特定记录(有关于诉讼的数据要依法保留，管理部门所需要的记录在保留清单上会有明确的提出)的数据，公司有着特定的义务。但是由于许多公司是通过电子表格和电子邮件管理这些数据的，因此他们无法与IT部门进行有效的沟通，以确定什么数据需要被保留。严格依法保留这些数据的公司能够更加有效的管理数据，打破“过度保留”的怪圈。

误区2：存储很便宜

真象：“过度保留”成本很昂贵

存储数据的真实成本远高于存储一千兆字节的成本。存储所有数据不仅增加了数据管理成本，也增加了电子资料搜寻成本，此外，在法律诉讼中导致不得不需要从大量数据找到有用的数据。平均每诉讼中，一个雇员数据的总成本高达20万美元。对于公司来说，存储数据的真实成本远远高于存储一千兆字节的成本，这其中包括管理许多时候和许多类型的数据的成本，增加了IT部门复杂性的成本以及搜寻成本，这些都可以使得公司最终效益受到了影响。

误区3：没办法识别什么数据无需保留

真象：借助系统化解决方案，IT部门能够识别并清理这些数据垃圾。

保留和管理数据仅有两个原因：这些数据有商业价值或是有法律需要。理解数据的商业价值和法律需要能够帮助公司利用一个跨业务协调员、律师和IT人员的相关工作流程进行系统化管理，就如同CRM系统跨营销、销售和客户服务团队跟踪客户状态一样。其本质是将IT工作流程与法律管理结合在一起形成一个跨越业务团队和数据资源目录的现代化保留程序。通过将相关的数据保留表和对数据依法保留，IT部门能够为更好的进行数据管理创建一个基础。

误区4：这些太困难了，无法完美执行。

真象：明年困难将翻一倍，所以最好还是现在就启动程序。

向依法保留和数据管理程序转型看起来困难重重。在法律、保留管理和IT部门方面可能需要新的应用程序，此外还需要在跨机构间建立的新沟通程序。但是随着数据管理成本在多数大公司中达到九位数，如果现在不开始改革这些程序，那么未来成本还会增加。

好的消息是，你可以发现一些立即可以节约开销的机会，如删除一些已经离职的雇员数据，处理掉以前遗留下来的备份磁盘、退休处理系统例证和他们的数据、清理共享文件夹中的已经超过保存期的文件、删除日常事务性邮件、清除冗余系统和存储、回收存储空间。你会发现在正确利用这种结构，分级和自动化将变得更为可行。

那我们从哪里开始呢?首先，IT和法律部门需要协同工作以探索出一个关于依法保留的系统化解决方案，确保所有部门对保留文件有一个共同的认识。首席信息官应当坚持法律部门为资产和雇员提供主动的、持久可靠的依法保留信息;坚持为所有的信息提供一个有价值的目录和数据保留清单，而不仅仅是一个记录。一旦IT部门开始审视目前的留存和数据责任，那么他们将开始建立起有效的数据留存程序，并最终有选择性的清理掉无用数据。(范范编译)

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